Dirk Van Lindt: Voorraad reduceren, veel meer dan peanuts

Voorraadoptimalisatie kan een zeer groot financieel voordeel opleveren. Toch gebeurt het veel te weinig, meent professor Dirk Van Lindt.

Logistieke managers hebben onvoldoende kennis van de impact van het werkkapitaal op de financiële prestaties, terwijl financiële professionals geen voeling hebben met de streefdoelen van de operationele managers. “Werk aan de winkel”, zegt professor Dirk Van Lindt van de onderzoeksgroep productie en logistiek aan de KULeuven en programmadirecteur financieel management aan de Vives Brugge Business School.

“Bedrijfsleiders zijn vaak erg gericht op het verhogen van de omzet en vergeten dat kostenbesparingen in de logistiek een veel groter effect hebben op de winst van een onderneming. Een daling van één procent van de gemiddelde waarde van de voorraad levert meer op dan een verhoging van één procent in de verkoopcijfers. Dat is een gevolg van het operationele hefboomeffect. Dat maakt het effect van een voorraadoptimalisatie vergelijkbaar met dat van een grote investeringsuitgave”, zegt Dirk Van Lindt.

De kost van voorraad

Vakmensen gaan uit van een jaarlijkse kost voor opslag van tussen twintig en vijfentwintig procent van de gemiddelde waarde van de goederen per jaar. Dat percentage hangt sterk af van de aard van de goederen zelf. Denk aan de houdbaarheidstermijn, de gevoeligheid voor veroudering en de manier waarop de goederen worden besteld, geleverd en behandeld. Grote volumes aan dure goederen hebben dus ook een hoge kost. Het eerste principe is dan om een verhoogde voorraadrotatie te realiseren en minder voorraad aan te houden. “Dat is de primaire houding van financieel directeurs als ze trachten om kosten te reduceren. Ze moeten wel inzien dat er risico’s zijn verbonden aan een lage voorraad, bijvoorbeeld dat je snel out of stock bent en niet kunt leveren. Klanten zijn dan niet tevreden, zeker niet in e-commerce.”

Na de problemen in de aanvoer vanuit Azië hebben heel wat bedrijven gereageerd door net meer voorraad aan te houden om zo meer zekerheid te creëren. “Dan ga je een risico hedgen met een grotere voorraad en gaat de hefboom in de andere richting werken. Zo komt de winst onder druk. Het is aan de financieel verantwoordelijken om dit in vraag te stellen en de juiste balans te vinden”, zegt Dirk Van Lindt.

Andere organisaties zoals ziekenhuizen verspreiden hun voorraad over verschillende afdelingen en locaties. Daardoor verliezen ze het overzicht. Ze kopen dure producten bij terwijl de collega’s verderop in de gang er wel nog over beschikken.

Rotatie opdrijven

Bedrijven moeten de voorraadrotatie opdrijven via het aanhouden van kleinere voorraadniveaus die vaker worden aangevuld. “Dat werkt wel alleen als de kosten niet stijgen. Het is bijvoorbeeld een goed idee om te overwegen om bestellingen te bundelen bij één leverancier, te streven naar een digitaal ordersysteem en naar optimalisatie van de transport- en magazijnoperaties”, zegt Dirk Van Lindt.

“Bedrijven moeten ook goed focussen op die producten waarvoor het effect het grootst is. Daartoe dienen ze de analyse te maken en hun voorraad op te delen in categorieën volgens waarde en omloopsnelheid. Het is belangrijk die oefening minstens jaarlijks te herhalen om de evolutie na te gaan.”

Het wordt pas echt gesofisticeerd als het effect van de voorraad op het benodigde werkkapitaal mee in de planning zit. “Daarvoor heb je een collaboratief proces nodig, waarbij de logistieke en de financiële afdeling elk hun inbreng hebben. Het is niet erg indien dat onafhankelijk van elkaar gebeurt, als daarna de twee visies maar samen worden besproken. Dat is ook belangrijk voor investeringsdossiers. De kost van een nieuw magazijn verdient zich mogelijk veel sneller terug met een optimaal werkkapitaal. Dat is cruciaal voor dergelijke beslissingen.”