In Leuven tekenen zich veranderingen af voor de rol van de financiële afdeling. De stad start in oktober met een nieuwe organisatiestructuur. “Die zorgt ervoor dat we vanuit een klantvriendelijke en adviserende houding samenwerken met de andere diensten van de stad Leuven”, zegt Anne Minsart, financieel directeur van Stad en OCMW Leuven.
“De doelstelling van die vernieuwing is te garanderen dat de financiële afdeling integraal deel uitmaakt van de organisatie van de stad en het OCMW en niet langer geldt als de controle-instantie die zich buiten de organisatie positioneert. We vinden het erg vervelend wanneer we beschouwd worden als een hindernis voor het behalen van maatschappelijke doelstellingen”, aldus nog Anne Minsart.
Zij is vier jaar geleden aangesteld met de opdracht die modernisering door te voeren. Door de lockdown tijdens de corona-epidemie heeft het project vertraging opgelopen. De verandering heeft betrekking op veel verschillende aspecten van de financiële dienst:
De financiële dienst heeft ook de andere afdelingen van de stad bevraagd om zijn sterktes, zwaktes, risico’s en opportuniteiten te kennen. “We hebben een World Café georganiseerd waarop onze interne klanten hun wensen konden uiten over de werking van finance. Het was erg interessant om te horen dat ze ervan uitgingen dat de financiële afdeling hun dossiers helemaal zou controleren. Daarom deden ze niet veel moeite om de kwaliteit te optimaliseren. We werden zo met de neus op de feiten gedrukt: door onze focus op controles (vertrouwen is goed, controle is beter) waren we zelf mee verantwoordelijk voor de gebrekkige kwaliteit van die dossiers”, zegt Anne Minsart.
Ook in functie van die verwachting is beslist om een nieuwe functie van klantverantwoordelijke te creëren. Klantverantwoordelijken gelden als aanspreekpunt tussen de afdelingen en de directie financiën. “De bedoeling is dat de financiële medewerkers de afdelingen nog meer ondersteunen bij hun projecten en het opstellen van dossiers. Tegelijk leggen we zo de verantwoordelijkheid weer, gedeeltelijk, bij die afdelingen. Op die manier zullen de contacten tussen onze afdelingen vlotter verlopen, in een sfeer van samenwerking. Tegelijk is het belangrijk om te zorgen voor een betere financiële geletterdheid in de andere afdelingen. Er bestonden al opleidingen, maar we zetten voortaan veel meer in op het regelmatig opfrissen van die kennis”, zegt Anne Minsart.
Het integreren van ‘ontvangsten’ en ‘uitgaven’ in één afdeling past veel beter bij de concrete werking van de afdelingen. “Nu hebben we nog aparte diensten voor in- en uitgaande stromen. In gesubsidieerde projecten – en zo heeft Leuven er heel veel – heb je dan geen volledig overzicht van de stand van zaken. Door dat samen te brengen, krijg je ook ownership.”
De nieuwe dienst debiteurenbeheer komt er in eerste instantie om de functiescheiding – tussen vestiging en invordering van de rechten – te realiseren. “Op termijn willen we hier ook starten met een sociaal invorderingstraject.”
De verandering, vanaf oktober, is in eerste instantie gericht op een structuur- en cultuuromslag voor de directie financiën. “Pas daarna pakken we de processen zelf aan. We hebben al een eerste poging ondernomen om een paar financiële processen te digitaliseren en te automatiseren. Dat kende een beperkt succes. Eigenlijk waren we er nog niet klaar voor. De integratie van de financiële diensten van stad en OCMW zal wel een feit zijn.” Alle aanpassingen en veranderingen gebeuren binnen het bestaande budget en de huidige personeelsbezetting van een vijftigtal personen.
Dit is een gedeelte van het dossier ‘finance in steden en gemeenten’ in FDmagazine van september. Heb je interesse in een membership? Contacteer gerust FDmagazine voor meer informatie.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
