AZ Jan Palfijn Gent is een algemeen openbaar ziekenhuis dat 1.500 medewerkers telt, artsen incluis. Het ziekenhuis biedt basiszorg aan iedereen. Het team van de sociaal-administratieve cel is daar een voorbeeld van. Die afdeling helpt personen die het financieel moeilijk hebben preventief, zodat ze de facturen kunnen betalen.
“Het team van die cel neemt zelf contact op met onder andere het OCMW, mutualiteiten en instellingen voor hospitalisatieverzekeringen. Inzetten op preventie levert meer op dan achteraf de flow van incasso of gerechtsdeurwaarders te moeten inschakelen”, zegt Tine Verstraete, die sinds een jaar financieel-administratief directeur is. Ze werkt al vijf jaar in het AZ Jan Palfijn, eerst als diensthoofd van de patiëntenadministratie en daarna als finance manager. “Mijn ervaring in beide diensten biedt een meerwaarde voor mijn huidige job.” De financiële dienst bestaat uit een stafmedewerker, een financieel manager, controllers en boekhouders, in totaal twaalf medewerkers. Bij de patiëntenadministratie werken 55 personen, voor de dienst inschrijvingen, facturatie voor patiënten, het callcenter en de sociaal-administratieve cel.
Op financieel vlak is het halen van de deadlines prioritair, zowel voor de begrotingen als de afsluitingen en de rapportering naar de aandeelhouders. Daarnaast werken we aan onze processen om die gestroomlijnder te laten verlopen. We geven de belanghebbenden ook tijdig informatie, op een begrijpelijke manier. Binnenkort schakelen we over op een nieuw ERP-pakket, wat veel tijd in beslag zal nemen. Patiënten tijdig inschrijven, lange wachttijden vermijden, de dienstverlening afstemmen op de noodzaak en maken dat de facturatie goed loopt, dat zijn onze prioriteiten voor het luik patiëntenadministratie.
We werken nauw samen met de verschillende diensten. Samen met de artsen zijn we aanwezig in verschillende commissies om in samenspraak met hen bepaalde beslissingen te nemen. Data zijn voor de afdelingen belangrijk, want iedereen wil informatie over hoe de cijfers in elkaar zitten. We proberen partner te zijn van die diensten. We worden niet meer gezien als ‘die van finance die zegt dat iets niet mag’, integendeel, andere afdelingen consulteren ons om bij bedrijfsvragen te helpen. Wanneer artsen binnen hun dienst willen optimaliseren of nieuwe nomenclatuur willen gebruiken, consulteren ze ons om na te gaan of de opbrengsten de kosten dekken.
Dat doe ik door het team verantwoordelijkheid te geven en duidelijk te communiceren. De medewerkers weten wat we van hen verwachten, maar ze krijgen wel de vrijheid om zelf hun job in te vullen, rekening houdend met de deadlines. Door hen vrijheid, verantwoordelijkheid en flexibiliteit te geven, krijg je veel terug. Het werkt in twee richtingen. Het maakt mij minder uit waar en wanneer ze werken, als ik maar op hen kan rekenen op de momenten dat het nodig is. Ook communicatie is cruciaal, net als feedback geven. We melden niet alleen het minder positieve, maar zeggen ook wanneer het goed liep.
De voorbije jaren zijn we al sterk geëvolueerd. Tot vijf jaar geleden hadden we hier zelfs geen budgetcyclus. We zijn die processen nu aan het herwerken. Data worden steeds belangrijker om snel informatie over KPI’s te krijgen en te weten waar bijsturing nodig is. Het automatiseren van manuele, repetitieve taken moet extra tijd creëren om analyses uit te voeren en data te interpreteren. Ziekenhuizen hebben enorme aantallen transacties. Jaarlijks behandelen we 300.000 verschillende dossiers. Er passeren hier 80.000 patiënten, goed voor ongeveer 230.000 facturen op jaarbasis. Daarnaast zijn er veel kostenposten te beheren. Dit betekent dat elke automatisering en elke efficiëntieslag een grote tijdwinst oplevert. In de huidige economische situatie, met stijgende inflatie en energiekosten, staat kostenbeheer voorop. We wijzen de medewerkers van het team nog meer op wat wel en niet kan. Op die manier proberen we ook de keuzes mee te bepalen. Uit de Maha-analyse van Belfius blijkt dat ziekenhuizen het de komende tijd moeilijk krijgen om te overleven. Samenwerken op netwerkniveau wordt hierdoor belangrijker. Aangezien de overheid ons financiert op basis van pathologie en activiteiten, stemmen we met de financiële teams van de ons omliggende ziekenhuizen af: hoe geven we de samenwerking vorm om het leefbaar te houden?
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
