Door de creatie van Canon Benelux ontstond een overkoepelend managementniveau, boven de landenoperaties in Nederland, België en Luxemburg. De top zag meteen dat de rapportering erg uiteenliep. Om de budgettering en forecasting van de activiteiten te verbeteren, was het nodig eerst een gemeenschappelijk kader uit te werken.
Canon Benelux stelt erg ambitieuze eisen op het vlak van budgettering en forecasting. Het managementteam moet doelstellingen en plannen rapporteren voor een periode van drie jaar in de toekomst. Het mikt daarbij op een dominante marktpositie en een duurzame winstgevendheid. “Canon Benelux is een verkoop- en serviceorganisatie. Ze steunt volledig op de producten die Canon Inc. in de markt zet. Die producten maken deel uit van service-oplossingen die onze technici en onderhoudsmensen verzorgen. De personeelskosten van de 1.500 medewerkers maken het grootste deel uit van de budgetten, goed voor 85 procent. Onze medewerkers vormen dan ook de kracht van onze organisatie”, zegt hr-director Erik D’hondt.
Renaldo Wouters, senior finance director: “We hebben afgelopen lente een workshop georganiseerd voor verschillende vertegenwoordigers van de lokale finance- en hr-organisaties uit België en Nederland. Zij wisselden onderling ideeën uit. De bedoeling van het management was om onze doelstellingen, begrippen, processen en tijdsverloop vast te leggen.”
“Een bijzondere rol was weggelegd voor de financiële controllers en hr-businesspartners. De gegevens over de payroll zijn en blijven de belangrijkste basis van alle analyses en projecties. Die worden samen met de andere data over kosten vergeleken met de vooropgezette strategische doelstellingen op het vlak van omzet en marge. Die oefening doen we ook apart voor de verschillende afdelingen of business pockets. Er zijn heel grote verschillen tussen die pockets. Vooraf moeten we goed weten of ze voldoen aan de gestelde rendementseisen. Als dat niet geval is, passen we de budgetten aan. Dat wil gewoonlijk zeggen: een andere invulling inzake kostenstructuur”, zegt Erik D’hondt.
Tijdens de workshop over de budgettering kwamen alle verschillen naar boven. Niet iedereen begreep hetzelfde onder bepaalde begrippen of definities. In de loop van het proces was het ook niet altijd duidelijk wie op welk moment actie moest ondernemen. “Het was goed om hierover de verschillende betrokkenen te horen om duidelijk te maken waarom die verschillen bestaan en hoe ze overbrugd kunnen worden. Doel is the best of both worlds over te houden. De best practices uit de landen nemen we over op het overkoepelende niveau. We maken nu een volledig uitgeschreven workflow om een objectieve basis te hebben voor het nieuwe proces”, zegt Renaldo Wouters.
Hij wijst er ook op dat zowel hr als de financiële afdeling werken in functie van de businessunits en het hoofdkwartier van Canon Emea. “Die niveaus zijn gericht op de dienstverlening naar de klant. Wij leveren het zicht op de belangrijkste kosten. Belangrijk is ook dat we de forecasts en budgetten blijven opvolgen en vergelijken met de reële situatie.”
Dat is ook zo voor hr. “Wij volgen de head count file nauwgezet op om meteen te kunnen bijsturen in functie van de verwachtingen van de klanten en de interne efficiëntie”, besluit Erik D’hondt.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
