Vanaf 1 januari 2026 zijn alle bedrijven verplicht om via Peppol elektronische facturen te sturen, naar de overheid en naar elkaar. Agilitas is daar allang klaar voor. “We kunnen e-facturen versturen en ontvangen. Op dit ogenblik sturen we vooral pdf’s per mail. Geen enkele van onze leveranciers bezorgt ons een factuur in elektronische vorm. Dat is nog geen e-facturatie”, zegt Bart De Padt, credit & billing manager bij Agilitas Group.
De verplichting die nu is aangekondigd, juicht Bart De Padt alleen maar toe. “Op die manier zal e-invoicing echt op grote schaal worden toegepast. Dat zal de efficiëntie op het vlak van factureren en betalen alleen maar vergroten.”
“We hebben tien jaar geleden al de beslissing genomen om onze uitgaande facturen digitaal te versturen en de hele procedure te centraliseren. Door het aantal gedrukte en via de post verstuurde facturen te verminderen, hebben we al snel een mooie besparing gerealiseerd. Het gaat om de druk- en postzegelkosten en de tijd die nodig is om de facturen in de envelop te stoppen. Veel bedrijven zullen zich tegen 2026 moeten aanpassen. Ik ga ervan uit dat ze in de eerste plaats ook een gelijkaardige besparing zullen realiseren”, zegt Bart De Padt.
“In 2013 wilden we de garantie dat we het digitaliseren van onze facturatie meteen zo goed en efficiënt mogelijk konden aanpakken, met alle toeters en bellen. Die wens werd ingewilligd. Vandaag kunnen we op veel meer kanalen afleveren, flexibel switchen en tegelijk besparen we.”
De grote besparing zit voorlopig in de overgang van papier naar pdf. “Sinds we papier niet meer standaard aanbieden, maar wel als betalende optie, is onze digitale facturatie geëxplodeerd. Bijna 93 procent van onze klanten maakt er gebruik van. Daaruit blijkt dat veel mensen een klein duwtje in de juiste richting nodig hebben.”
Agilitas heeft het aantal personen op de facturatieafdeling of de boekhouding niet veranderd. “De werklast is uiteindelijk niet verminderd. We hebben alleen maar meer klanten en facturen. Met het geautomatiseerde systeem lukt het om die volumes met hetzelfde aantal personen te verwerken. Ook in de toekomst zie ik geen nood aan bijkomende aanwervingen.”
“Om de acceptatiegraad van ons klantenportaal verder te verhogen, hebben we nu onlinebetalen mogelijk gemaakt. Daarnaast bieden we enkele extra features aan. Je kan bijvoorbeeld markeren of een factuur betaald is of niet. Of je kan je boekhouder toegang verlenen tot het portaal en facturen automatisch doorsturen in plaats van via e-mail.”
“Door het uitschakelen van manuele ingrepen, treden haast geen fouten meer op. Dat is het grote voordeel. Klanten hoeven ook niet te zoeken naar hun factuur. Gedaan met telefoontjes om te melden dat ze de factuur niet hebben gekregen. Al die factoren maken dat het betaalgedrag verbetert.”
Agilitas werkt voor facturatie met een externe serviceprovider. De belangrijkste reden om daarvoor te kiezen, is de wildgroei aan formaten. Elke klant heeft zijn voorkeur voor een elektronisch formaat. Er is Peppol, maar grote bedrijven hebben een eigen platform, zoals Basware of Ariba. “Een pdf maken is eenvoudig, maar een factuur afleveren via een procurementplatform als Ariba is al minder evident. Van dergelijke oplossingen heb je ook weer verschillende types. De formaten blijven evolueren en er komen er misschien nog nieuwe bij. Om verlost te zijn van die complexiteit, hebben we beslist om een partner te kiezen die daar elke dag mee bezig is. Het zou ook een grote investering vergen om zelf een platform op te zetten. Met extern serviceprovider Nymus hebben we die kosten goed onder controle”, zegt Bart De Padt.
Agilitas verbindt zijn systeem met dat van Nymus en kiest voor zichzelf een standaardformaat voor de e-factuur, namelijk Universal Business Language (UBL). Agilitas levert een uitgebreide specifieke xml aan met alle info over de factuur, de aanduiding voor verzendwijze en identificatie van verzender én ontvanger. Met Nymus X, het multichannelplatform voor uniforme klantcommunicatie, kan Nymus alle inputformaten en -structuren aan. Nymus verstuurt de elektronische facturen naar de verschillende klanten in het formaat en via het kanaal dat de klant wil. Een aantal klanten verkiest ook nu nog een papieren versie. Dat blijft mogelijk. Binnen dit systeem zijn het de dienstverleners die zorgen voor de vertaling van het formaat naar dat van de klant.
Wat brengt de toekomst nog op het vlak van facturatie? “We zullen ook de portalen van onze andere businessunits in België koppelen aan Nymus X. Zo kunnen we onze klanten een geïntegreerde klantervaring aanbieden”, besluit Bart De Padt.
Agilitas Group is een Europese expert in uitzendarbeid en HR-services. De groep bestaat uit verschillende businessunits. Voor België zijn dat de dienstverleners Agilitas (uitzendactiviteiten), Amplo (sociaal secretariaat voor de kunstensector), Rialto (rekrutering) en Ascento (andere HR-diensten).
In 2021 werd Agilitas Group overgenomen door het Franse Proman Group. Hierdoor maakt het nu deel uit van een Europese organisatie met 1.600 medewerkers en een omzet van 1,2 miljard euro. Daarmee staat het in de top drie van de Europese HR-dienstverleners.
“Het is schokkend dat nog zoveel bedrijven geen echte e-invoicing toepassen”, zegt Sven Dauwe, founding partner van Nymus. “Ze blijven vooral pdf’s van facturen sturen, waardoor ze achteraf nog gegevens moeten inputten. Vaak kan de OCR dat wel, maar zo blijft de kans op fouten bestaan.”
Aan elektronisch factureren zijn kosten verbonden. “Een papieren factuur versturen, kost zo’n 2,5 euro aan drukwerk, envelop en portkosten. Een e-mail met een pdf kost zo goed als niets. Wanneer bedrijven tegen 1 januari 2026 verplicht worden om Peppol-facturen te sturen, dan moeten ze gebruik maken van een dienstverlener zoals Nymus. Wij garanderen de integriteit, authenticiteit en leesbaarheid. We doen dat niet gratis. Je moet rekenen op 0,5 euro per factuur. Daarom zullen veel bedrijven zo lang mogelijk wachten om ermee te starten”, meent Sven Dauwe.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
