Wim Van Bael behaalde recent de black belt in lean. Het is een volgende stap in de jarenlange inspanning om financiële en hr-processen efficiënter te maken aan de hand van de principes van de leanfilosofie in het shared service center (SSC) van Renewi.
“We werken al zes jaar volgens de principes van lean. Intussen hebben we dertien green belts: personen die de verbetertrajecten uitvoeren. Zij verwijderen alle waste uit processen op de financiële afdeling en het hr-departement. Met het oog daarop maken we diepgaande analyses van de bestaande situatie. We brainstormen met de betrokkenen om na te gaan hoe we de verbeteringen kunnen realiseren. Renewi investeert sterk in de opleiding van de green belts en verwacht dan ook dat ze allen minstens één project per jaar afronden. Intussen lopen er een veertigtal projecten tegelijk. Lean is niet de enige methodologie die we hanteren. We hebben ook Prince2- en agile projecten met korte sprints en snelle interacties”, zegt Wim Van Bael, director van het shared service center van de Renewi Group.
Wim Van Bael treedt ook op als leidinggevende van het centre of excellence voor lean. “Het behalen van de black belt is daarvan het resultaat. De black belt voert de meer complexe projecten uit en stuurt de green belts aan. Binnen mijn tijdsbesteding is dat nu mogelijk omdat de processen in het SSC al sterk verbeterd zijn met een diep ingebakken routine. Ik besteed nu veel meer tijd aan het coachen van de verbeterteams.”
“We hebben lean hier niet als een project binnengebracht, maar als een filosofie. Alle medewerkers van het SSC volgen de basisopleiding lean, zodat we een gemeenschappelijke taal hebben. Iedereen kent hier de begrippen ‘gemba’, ‘poka-yoke’, ‘waste’. We kunnen allemaal een value stream map interpreteren en weten dat de rode velden op post-its wijzen op afval of waste binnen een proces. We komen ook dagelijks in aanraking met de grote principes van lean, want die laten we op veel plaatsen visueel terugkomen, onder andere op de trappen in ons gebouw.”
Dat gebouw is trouwens ingericht met veel open ruimte voor de dagelijkse werking, maar ook met specifieke brainstormruimtes om de verbeterprojecten door te voeren. Dat wil zeggen: verplaatsbare tafels, stoelen en banken, ruimte voor brownpapersessies, beschrijfbare muren, enzovoort.
“Toen we zes jaar geleden lean hebben geïntroduceerd in de organisatie wilden we beginnen met robotic process automation (RPA). Zo’n administratieve robot is in staat om het werk van een mens precies na te bootsen. Zo kan je een volledige taak automatiseren, maar als je niet goed oplet, automatiseer je een proces inclusief alle fouten en onvolkomenheden. Is het niet beter om eerst het proces zo efficiënt mogelijk te maken, met de nadruk op standaardisering en het vermijden van uitzonderingen? Wij hebben ervoor geopteerd om eerst die verbetering door te voeren. Op die manier drijf je het rendement van de robot nog verder op”, zegt Wim Van Bael.
Hij wijst erop dat leanprocessen zoveel mogelijk papierloos moeten verlopen. “Voor de administratie wil dat ook zeggen dat ze gedigitaliseerd zijn. Dat is een natuurlijk verband tussen lean en RPA.”
De medewerkers van het shared service center stonden eerst wantrouwig tegenover de komst van de administratieve robots. “Al snel merkten ze dat die het saaie, repetitieve werk konden overnemen en zij meer tijd hadden voor de complexe taken met een grotere toegevoegde waarde. Op die manier zijn de robots eigenlijk gewaardeerde collega’s geworden, met een eigen naam en e-mailadres. Dat vereist ook een andere houding van de medewerkers: ze moeten meer in staat zijn die robots te managen. Zij helpen nu de robot om deze nog beter te laten werken.”
Het meest recente succesvolle project in het shared service center was de controle van de binnenkomende facturen. Renewi beschikt niet over een centrale ERP. Daarom waren op verschillende sites in België en Nederland niet minder dan zesentwintig fte’s bezig met het vergelijken van de verschillende items op de facturen ten opzichte van de bestellingen. Door dat proces over te brengen naar het shared service center kon dat voortaan verlopen met elf fte’s. Een cruciale factor in de verbetering was het uniformeren van de processtappen. Intussen verloopt dat project voor de grootste leveranciers zelfs volledig automatisch dankzij robotisering.
Een andere innovatieve oplossing vond Renewi in het kredietbeheer, in nauwe samenwerking met softwareleverancier Onguard. Dat pakket werd uitgebreid met een functie die de opvolging van de facturen koppelde aan het historisch betaalgedrag van klanten. Op die manier kon Renewi de aanmaningen afstemmen op de klant. Als die klant bijvoorbeeld systematisch vier dagen na de vervaldatum betaalt, is het niet nodig om te e-mailen of te telefoneren.
De training voor de black belt vereist dat de deelnemer een volledig proces analyseert, van begin tot einde. “Ik heb de behandeling van klachten over facturen bij Renewi onder de loep gehouden. Dat is een proces waarbij zowel de verkoop als de financiële afdeling betrokken is. Samen met de medewerkers op de werkvloer heb ik de value stream map gemaakt die iedereen laat zien waar verbeteringen mogelijk zijn. Daar hoort ook een diepgaande analyse bij van de doorlooptijden op basis van alle mogelijke data in verschillende systemen. Die cijfers hebben een grote bewijskracht. We tonen aan hoeveel uitzonderingen er blijven bestaan en hoeveel tijd het kost om die op te lossen. De analyse is nu gemaakt. In de herfst testen we de oplossing die we hebben uitgewerkt. Eind dit jaar implementeren we een definitieve versie”, zegt Wim Van Bael.
Twee van de green belts in het SSC werken specifiek op de hr-processen. Zij hebben intussen al de onkostenaangiftes aangepakt en het hele proces uniform gemaakt voor alle landen en vestigingen. Ook voor de pensioenopvolging van Nederlandse medewerkers werd een oplossing uitgewerkt.
“Na zes jaar ervaring met het implementeren van RPA hebben we een goed inzicht in de voor- en nadelen. We hebben hele mooie resultaten geboekt door meer processen naar het SSC te brengen en ze zo efficiënter te maken. Ook merken we dat die robots voortdurend onderhoud vragen. Elke aanpassing aan de systemen kan een impact hebben op de werking ervan. Als je weet dat de moderne cloudsoftware om de zes maanden een update krijgt, dan weet je dat we heel vaak moeten bijwerken.”
Dat inzicht heeft bij Renewi geleid tot een aanpak waarbij minder vaak voor de robot wordt gekozen. “We streven ernaar om de aanpassingen in de software zelf door te voeren. Vaak zorgt de robot voor het overzetten van gegevens van één pakket naar een ander. Dat kunnen we ook doen door te zorgen voor de interface tussen die twee softwaresystemen. Dat was vroeger niet zo eenvoudig, maar door het algemeen gebruik van de zogenaamde service bus is dat nu veel makkelijker. Dankzij de software van MuleSoft lukt dat intussen heel goed”, zegt Wim Van Bael.
Gebruikt Renewi ook AI bij deze oplossingen? “We hebben al processen verbeterd door het gebruik van AI, bijvoorbeeld bij het behandelen van inkomende betaalherinneringen. We zijn nu volop op zoek naar opportuniteiten van AI binnen finance. Ik zie toepassingen als ChatGPT wel als een handige manier om snel toegang tot kennis te krijgen. Onlangs moest ik bijvoorbeeld een nieuw strategisch plan maken om door te groeien tot een business services center. Met die tool krijg ik snel informatie over de onderdelen van zo’n plan. Een ander idee dat we onderzoeken is het gebruik van AI als een hulpmiddel bij de financiële analyse. In de afdeling kredietbeheer analyseren we nogal wat balansen van klanten. Daar kunnen de AI-tools heel snel wijzen op mogelijke risico’s. Indien we dat op grote schaal toepassen in het SSC ontstaan perspectieven om te besparen op handelsinformatie die we aankopen”, besluit Wim Van Bael.
(kader)
Renewi is een dienstverlener in de afvalsector. Het bedrijf ontstond in 2017 door de fusie van het bekende Van Gansewinkel en de Britse beursgenoteerde Shanks Group. Renewi kreeg een nieuw leven als sleutelspeler in de recyclagesector, onder andere geholpen door steeds strengere regelgeving op dat vlak.
“Renewi richt zich volledig op het hergebruik van afval. We zijn het enige beursgenoteerde bedrijf in de sector dat geen verbrandingsinstallatie heeft. We halen nu al een ratio van 63,6 procent hergebruik van het opgehaalde afval. Ons streefdoel is 75 procent. Op die manier worden wij een grondstoffenleverancier voor de industrie. Onder andere Playmobil maakt speelgoedmannetjes met granulaten van Renewi. Het spreekt vanzelf dat we hiervoor aan strenge eisen moeten voldoen op het vlak van veiligheid, kwaliteit en volume. We werken intussen steeds meer aan innovatieve toepassingen voor de industrie op basis van de afvalstromen die we ophalen.
Daarnaast ontwikkelen we nieuwe oplossingen voor het inzamelen van afval. In Nederland maken we deel uit van het Green Collective. Samen met PreZero en lokale partijen vervoeren we het afval met dezelfde neutraalgekleurde trucks in dertig gemeentes en steden. Zo verminderen we het aantal transportbewegingen met vijftig procent en realiseren we een flinke CO2-reductie”, zegt Wim Van Bael.
· 154 vestigingen in Nederland, België, het VK, Frankrijk en Portugal
· 6.714 medewerkers
· 1,892 miljard euro omzet
· 132,9 miljoen euro ebit
Het financieel beheer van Renewi is in handen van de cfo, samen met de financial directors van de divisies én de director van het group shared service center.
Het shared service center in Lommel werkt voor de hele groep.
· Finance, hr, procurement, projectbeheer, masterdata, reporting, RPA
· 205 medewerkers
· 1,8 miljoen verkoopfacturen
· 180.000 actieve klanten
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
