Tegen 1 januari 2026 is e-facturatie in België verplicht. Die verplichting past in een Europees kader om het befaamde btw-lek tegen te gaan.
Volgens Paul Simons, e-ambassador van Codabox (Isabel), maakt België zich hiermee klaar voor een Europees project dat mikt op een betere inning van de btw. Dat project heet ‘VAT in the Digital Age’ (Vida). Een eerste doelstelling is om de behandeling van grensoverschrijdende facturen binnen de Europese Unie – de intracommunautaire facturen – te vereenvoudigen. Er zijn intussen ook contacten met de andere grote landen in de wereld om dit formaat te hanteren voor de hele internationale handel. “Overal is de doelstelling dezelfde: meer geld in kas krijgen via de btw, ook in landen als de Verenigde Arabische Emiraten of Singapore.”
Europa hanteert de deadline van 2028 om e-facturatie verplicht te maken. Het principe van die verplichting is vergelijkbaar met dat van de witte kassa. Bij een afrekening krijgt de klant een bonnetje en tegelijk gaat er een kopie naar de overheid. “Dat is dus verschillend van het huidige Italiaanse systeem, waar de leverancier de factuur eerst aan de overheid bezorgt, die het doorstuurt naar de klant”, zegt Paul Simons.
Tom Vanhoorne, managing director van Clearfacts, ook deel van de groep Isabel: “De klanten van Clearfacts zijn accountantskantoren. Wij zorgen ervoor dat de facturen en andere documenten van hun klanten op hun systemen geraken. Op die manier werken we indirect voor zo’n honderdduizend bedrijven. We kunnen alle documenten op dat platform monitoren. Ik ben verrast hoeveel van die bedrijven intussen al elektronische facturen versturen naar hun klanten. Op dit ogenblik zijn 22 procent van de facturen van die bedrijven opgesteld in UBL-formaat, dat een volledige digitale verwerking mogelijk maakt. Dergelijke facturen worden ook verstuurd via het Peppol-netwerk. Voor de aankoopfacturen ligt dat cijfer veel lager: 4,25 procent. Dat is een klein volume, maar het groeit wel aan een tempo van 25 procent per jaar. Niettemin geeft de analyse aan dat we nog een lange weg af te leggen hebben naar een volledige elektronische facturatie in ons land.”
Tom Vanhoorne: “Voorlopig niet. Ik stel wel vast dat er veel meer vragen komen van accountants en ondernemers, maar we zien geen extra groei in de cijfers.”
Paul Simons: “De vragen zijn ook veel concreter dan vroeger. Nu gaat het echt om het implementeren van de toepassing. Ik hoor soms in de markt dat de extra kosten een hindernis zouden vormen. Voor kleine bedrijven bedraagt de prijs zo’n tien euro per maand. Dat kan niet de echte hindernis zijn. Voor mij is de echte barrière de mindset: we moeten met z’n allen anders gaan werken met facturen. Velen staan daar huiverachtig tegenover. Daarom is het goed om snel de eerste stappen te zetten, zodat je kan wennen aan de nieuwe manier van werken.”
“De nieuwe werkwijze brengt zeer grote voordelen voor de boekhouders en accountantskantoren. Facturen die via Peppol verstuurd worden, zijn meteen beschikbaar voor de boekhouders. Ze kunnen niet meer verloren gaan. De bedrijfsleider kan niet vergeten om ze in de schoendoos te stoppen. Het is net met dergelijke problemen dat nu het grootste tijdverlies optreedt bij het verwerken van de facturen.”
Tom Vanhoorne: “Vergeet niet dat sommige sectoren nu niet eens pdf-facturen gebruiken, maar papieren documenten. Denk aan de kleinhandel voor voeding. Anderzijds zijn er boekhouders die beducht zijn om hun job te verliezen. Ze denken dat een elektronische factuur automatisch geboekt wordt. Dat is niet zo. De gegevens op de factuur worden volledig en correct overgenomen in het boekhoudpakket, maar vaak moet de accountant nog beslissen op welke rekening de bedragen moeten komen. Daar horen ook controles bij over de btw en de aftrekbaarheid. De bijdrage van de boekhouder verdwijnt dus niet bij e-facturatie.”
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
