Driekwart bedrijven heeft geen ervaring met e-facturatie

In een webinar van FDmagazine over e-facturatie bleek dat de meeste deelnemers geen ervaring hebben met het thema of dat ze er nog weinig van kennen. Is dat een afspiegeling van de hele bedrijfswereld?

“Dat is alvast ook ons aanvoelen in de markt. Bedrijven die klant zijn bij Basware zijn vaak grote internationale bedrijven met een goed uitgewerkte IT-infrastructuur om documenten uit te wisselen met klanten en leveranciers. Voor hen vormt e-facturatie geen onoverkomelijke hindernis. Maar in België zijn er natuurlijk veel kmo’s en daar is de situatie anders. Ik stel vast dat als die bedrijven zaken doen in andere landen waar e-facturatie verplicht is, ze wél ervaring hebben. Het gaat dan onder andere om Italië, Spanje of Roemenië. Als 76 procent van onze deelnemers geen kennis heeft van e-facturatie, wil dat meteen zeggen dat hun bedrijf geen zaken doet in die landen. Het gebeurt erg vaak dat een bedrijf ermee begint omdat het nieuwe klanten krijgt in een land waar het al verplicht is,” zegt Kris Vanhoutte, e-invoicing specialist van Basware.

Watervalsysteem

Moderator Filip De Rycke vroeg hem hoe bedrijven die verschillende regels en toepassingen moeten aanpakken in hun eigen systemen. “De beste manier is om één uniform systeem te hebben om facturen te verzenden naar al die landen. Die software moet dan wel flexibel genoeg zijn om een aangepaste structuur te hanteren naargelang de eisen van het land of de klant zelf. Zo maak je een watervalsysteem met bovenaan een aanpak voor de strengste of meest vergevorderde eisen. Dan kan je meer of minder van die vereisten opnemen in landen waar ze al dan niet nodig zijn. Tenslotte kom je uit bij het huidige systeem waarbij gewoonlijk nog een PDF wordt gemaakt van de factuur. Op die manier heb je de oplossing al klaar staan tegen het moment dat het hoe dan ook algemeen vereist wordt”, zegt Kris Vanhoutte.

E-facturatie verplicht

Hij verwijst nog eens naar de Belgische wetgeving die e-facturatie verplicht vanaf 1 januari 2026. Duitsland zal het opleggen vanaf 2025. Die verplichting komt dus echt wel dichterbij. Maar voor Kris Vanhoutte mag dat geen doel op zich zijn. “De verwerking van leveranciersfacturen is hoe dan ook een kostenpost. Als je dat sneller en efficiënter kan dankzij de e-factuur, bespaar je ook. En e-invoicing kan ook heel wat wrevel binnen de organisatie wegwerken.”