Hoewel de financiële afdeling centraal staat in het rapporteren over duurzaamheid, slagen steeds meer bedrijven erin om die verantwoordelijkheid te delen met andere afdelingen. FDmagazine verzamelt ervaringen van United Consulting, Ekopak, Camino en Galloo.
Dries Wyffels: “Als voorbereiding voor dit gesprek was ik begonnen aan een lijstje van de regels waaraan Galloo en de financiële afdeling in het bijzonder moeten voldoen. Die lijst werd snel te lang. De belangrijkste regels zijn de CSRD, de invoering van Peppol en know your customer (KYC). Bij ons gaat het eigenlijk meer om de leveranciers. In de recyclagesector moet je de herkomst van schroot of afval goed kunnen traceren en dus is het belangrijk om die leveranciers goed te kennen. Een aantal regels hebben meer te maken met onze sector: de verplichting om te rapporteren over de auto’s die je recycleert, de elektronische melding van afvaltransporten en het nieuwe meldingsplatform van Ovam om materialen in hun levenscyclus – en dus ook tijdens de recyclage – op te volgen.”
Els De Keukelaere: “CSRD en de EU Taxonomy zijn zeker het ingrijpendst voor de financiële afdeling van Ekopak. Daarna komen de invoering van de elektronische facturatie en de steeds evoluerende regels van het internationaal boekhoudsysteem IFRS. Ik houd ook mijn hart vast over de verplichting om transparant te rapporteren over de lonen. Dat is een Europese richtlijn die nog moet worden omgezet en in werking treedt tegen 2026. Over Peppol maak ik me minder zorgen, dat zal wel loslopen via onze ERP.”
Karolien Vlassenroot: “Voor de groep Camino en het grootste bedrijf in de groep, Durabrik Bouwbedrijven, is CSRD de belangrijkste verplichting. Tegelijk moet ik zeggen dat we al een aantal jaren bezig zijn met een ander framework, B Corp. Je kan dit systeem samenvatten als business as a force for good. Het bevat strenge, nog niet verplichte doelen op het vlak van duurzaamheid en sociale impact. Die hebben ons al een mooi inzicht gegeven. We houden ons aan die filosofie om steeds hogere doelstellingen te bereiken. Intussen zijn we voor een deel in overeenstemming met de regels van CSRD.”
Kirsten Leon: “Met United Consulting maken we ons klaar voor CSRD. We voelen vooral de toenemende vragen hierover van grote klanten. De regels zijn nog niet zo duidelijk voor bedrijven in de dienstverlenende sector. We zijn wel al volop aan de slag op het vlak van e-invoicing en Peppol.”
Dries Wyffels: “Formeel hebben we daarvoor een team opgericht met de drie directieleden van finance, hr en milieu. Zij zullen moeten samenwerken om die rapportering in goede banen te leiden. Ik merk dat iedereen vooral naar finance kijkt. Wij zijn het gewend om op die manier te rapporteren en ook om samen te werken met een externe auditor. Toch vind ik het belangrijk dat we dit zien als een project van het hele bedrijf waarin veel mensen hun verantwoordelijkheid moeten nemen. We hebben dan ook een stappenplan opgezet om dat te realiseren.”
Els De Keukelaere: “Ik heb het altijd gedaan. We hebben met Ekopak trouwens nog maar net ons geïntegreerd rapport gepubliceerd. Bij de collega’s in de beursgenoteerde bedrijven is het meestal de cfo die verantwoordelijk is. De ESG-medewerkers rapporteren aan de cfo. We werken ook nauw samen met een consultingbedrijf (Encon) om het CSRD-rapport samen te stellen.
Wij staan op het punt om een nieuwe ESG-officer aan te werven om een stuk van het werk van de consultant over te nemen. Die nieuwe medewerker zal aan mij rapporteren. Dat de cfo verantwoordelijk blijft, is enerzijds logisch: we zijn het gewend om strakke KPI’s te hanteren en samen te werken met de auditor. Tegelijk moeten we er operationele zaken in opnemen. Bij ons is dat bijvoorbeeld de waterbesparing die we kunnen realiseren bij klanten.
Dergelijke KPI’s en metingen moeten we zoveel mogelijk automatisch capteren. Daarvoor werken we dan weer nauw samen met de R&D-afdeling. Het is dan ook een samenwerking tussen de verschillende afdelingen, maar finance coördineert. De strategie van het bedrijf is erg gericht op duurzaamheid en daarom moet ook onze rapportering daarbij aansluiten. We hebben al heel veel op orde, zoals de dubbele materialiteit en de EU Taxonomy. Toch maken we in het managementcomité elk jaar opnieuw de dubbele materialiteitsanalyse om zeker te zijn dat dit nog goed zit. We groeien heel snel en dan kan er veel veranderen.”
Kirsten Leon: “Bij United Consulting is de financiële afdeling verantwoordelijk voor die rapportering. Door de aard van onze activiteiten – we hebben achthonderd consultants die diensten verlenen aan klanten – zal dat in nauwe samenwerking met de hr-manager verlopen. De data daarover hebben we al op orde. Daarnaast gaat het bij ons nog over de CO2-uitstoot van de wagens. Ook daar voorzie ik weinig problemen. Ten slotte hebben we op sociaal vlak heel wat initiatieven lopen rond wellbeing en genderneutrale lonen. We bereiden ons nu voor op het effectief rapporteren daarover.”
Els De Keukelaere: “Ook bij ons is wellbeing erg belangrijk. Onze belangrijkste asset zijn de mensen. We volgen dat op met de employee net promotor score (ENPS) die fungeert als een KPI binnen de sociale component van ESG.”
Karolien Vlassenroot: “Bij Camino hebben we een duurzaamheidsmanager die rechtstreeks rapporteert aan de ceo. Zij is ook verantwoordelijk voor de CSRD-rapportering. Binnen ons bedrijf is dat historisch gegroeid. De eerste duurzaamheidsmanager kwam al meer dan tien jaar geleden aan boord. Toen was dat een architect die onze woningen duurzamer maakte. Rapportering was niet de eerste doelstelling. Intussen is dat veel belangrijker geworden en heeft de duurzaamheidsmanager een zeer veelzijdige rol. Tegelijk is er heel wat actie in de operationele afdelingen. Met het executive committee hebben we ons jaren geleden al gebogen over de sustainable development goals van de Verenigde Naties. Daar hebben we de thema’s uitgekozen die voor ons belangrijk zijn. Dat werden de pijlers van ons duurzaamheidsbeleid.
De beslissing over het kader van het duurzaamheidsrapport is top-down genomen. Dan hebben we de medewerkers gevraagd of ze zich wilden engageren voor een specifiek thema. Dat zijn uiteindelijk de dertig cameraden (naar Camino) geworden. Die gingen op zoek naar best practices. Ze hebben dan een beleid en beheersplan opgemaakt dat ze hebben voorgesteld op het exco. Daar is dan samen met de duurzaamheidsmanager als coördinator de structuur vastgelegd.
Nu zijn het deze mensen die zorgen voor de rapportering over hun thematiek, altijd in overleg met de duurzaamheidsmanager. In het verslag schrijven zij de stukken over hun thematiek. Mijn rol als cfo is gericht op de kwaliteit van de gegevens. Dat zijn enerzijds harde data die recht uit de systemen komen: financiële parameters, maar ook opbrengsten van zonnepanelen, EPS-eisen, energieverbruik ... Een gedeelte van de data is nog heel wat zachter, zoals de hr-gerelateerde data. Dat beheren we nog manueel in rekenbladen.”
Dries Wyffels: “Ik zie bij ons een gelijkaardige beweging als bij Camino. Werknemers stellen zich kandidaat om een bepaalde thematiek op te volgen. Zij komen uit de operationele afdelingen. ESG is intussen zodanig prominent aanwezig in al wat we doen, dat die personen spontaan naar voor komen en daarin een rol willen spelen.”
Els De Keukelaere: “Maar zijn ze zich er ook van bewust dat dit een juridische problematiek is die volledig draait rond wetgeving?”
Dries Wyffels: “Dat denk ik inderdaad niet.”
Karolien Vlassenroot: “Dat is niet erg. De cameraden bij Camino komen ook uit de operationele afdelingen. Een apart team - de duurzaamheidsmanager, de cfo en een externe adviseur - volgt de juridische en wettelijke aspecten op.”
Els De Keukelaere: “Daar komt bij dat die wetgeving nog niet op punt staat. Op het vlak van de EU Taxonomy is er nog heel wat onduidelijkheid, bijvoorbeeld over het gebruik van Belgische of Europese Nace-codes. Of de definitie van significant harm. Voor die beslissingen rekenen wij ook sterk op een externe consultant.”
Dries Wyffels: “Bij Galloo hebben we een persoon met een hoog profiel aangeworven om hierbij een belangrijke bijdrage te leveren. Het gaat niet om een financiële, maar een juridische specialist die komt uit een Europese sectorfederatie.”
Karolien Vlassenroot: “Bij Camino hebben we daarvoor ook een juridisch team dat aan mij rapporteert.”
ID:
Dit is het eerste deel van een panelgesprek over CSRD, nieuwe regelgeving en finance. Interesse in het volledige artikel en een membership bij FDmagazine? Contacteer onze collega Jennero Rijaard (Jennero.Rijaard@nieuwemediagroep.be)
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
