Controleren of alles volgens de regels verloopt

Stad Gent zet volop in op automatisering om de efficiëntie te verhogen. Geert Vergaerde, financieel directeur, legt uit hoe dit zowel kostenbesparend werkt als nieuwe uitdagingen biedt voor medewerkers: “We sluiten repetitief werk uit en bieden hen uitdagend werk aan dat hen klaarstoomt voor de toekomst.”

Wat is de impact op de medewerkers van de digitale inspanningen om de efficiëntie te verbeteren?

Geert Vergaerde: “Het vraagt een grotere flexibiliteit van onze medewerkers op het financieel departement. We moeten niet rond de pot draaien: het doel van die automatisering is om kosten te besparen door minder medewerkers op die processen in te zetten. De manuele data entry voor inkomende facturen is intussen bijna volledig verdwenen. De personen die dat vroeger deden, vervullen intussen andere taken. Dat is de boodschap die ik aan al mijn medewerkers geef: we sluiten repetitief werk uit en bieden meer uitdagend werk aan dat hen klaarmaakt voor de toekomst. De automatisering zal alleen maar toenemen, zodat op termijn bepaalde jobs niet meer bestaan. De betrokkenen kunnen dan op andere afdelingen in de administratie van de stad aan de slag.

Dat is ook een natuurlijke gang van zaken omdat de financiële medewerkers steeds meer optreden als partner van de operationele diensten van de stad. In de administratie zijn nu klantgerichte teams aan het werk. Die bestaan uit personen met verschillende expertises die samenwerken in functie van de verwachtingen van een bepaalde interne klant of een groep van burgers. Op die manier krijgen de financiële medewerkers vanzelf al meer inzicht in die processen.

Omgekeerd moeten de medewerkers van de andere diensten hun financiële kennis verder opkrikken om goed te kunnen samenwerken in een team. Ik moet toegeven dat dit geen gemakkelijke opdracht was. Zeker in de beginfase moest iedereen nog veel leren. De efficiëntiewinst realiseer je dan niet op korte termijn, maar we weten dat op lange termijn alles beter wordt. Voor dit project zijn er enkel tijdelijk extra middelen ingezet en was het altijd de bedoeling om met hetzelfde aantal personen te werken. Die vervullen dan wel meer gevarieerde taken. In het management is er wel bespaard: daar werken we nu met één financieel directeur minder.

De operatie is goed gelukt en intussen krijgen we ook appreciatie van de klanten van die diensten: zij voelen dat de nabijheid verbeterd is. Ook de medewerkers merken intussen dat ze kansen krijgen om op een andere manier door te groeien. Ze grijpen die opportuniteiten en vinden in die nieuwe structuur een plek. De lat ligt wel nog altijd even hoog. De kwalificaties en competenties moeten er zijn. In mijn ogen hebben we nu een veel eenvoudigere klantgerichte administratie gerealiseerd. Wie er werkt, heeft wel een veel complexere functie. Vroeger waren de taken eenvoudiger en strak afgelijnd. De nieuwe situatie vereist ook een nieuw personeelsbeleid: veel meer gericht op competenties en capabilities.

Dat wil niet zeggen dat er geen puur financiële functies meer overblijven. Onze afdeling moet nog steeds waken over de betrouwbaarheid van de gegevens. De juistheid van de informatie blijft onze grootste troef. Dat is een heel belangrijke opdracht. Dat past ook in een grotere compliance die ons soms verplicht om specifieke controles uit te voeren.”

Dat sluit aan bij de regels van het visum waarbij de financieel directeur een heel specifieke rol vervult.

Geert Vergaerde: “Klopt, maar het is ook meer dan dat. We moeten bijvoorbeeld altijd nakijken of een bepaalde uitgave gebeurt volgens de voorschriften. Ik zal nooit in vraag stellen dat de stad bijvoorbeeld met een specifieke vzw wil samenwerken en in subsidies voorziet. Wel zal ik controleren of alles volgens de regels verloopt, bijvoorbeeld op het vlak van de wet op de overheidsopdrachten. Het visum slaat op alle uitgaven boven vijftigduizend euro en investeringen van meer dan twintigduizend euro. Daarover moet ik als financieel directeur altijd mijn advies geven.

In theorie kan ik weigeren om een voorstel van het stadsbestuur goed te keuren, zodat het voorstel naar de gemeenteraad moet. Dat is niet mijn manier van doen. Ik werk zoveel mogelijk samen met het bestuur en zij houden ook rekening met mijn opmerkingen. We zijn niet elkaars vijanden. In de praktijk ga ik daarom al snel in gesprek met de verantwoordelijke schepen of ambtenaar om mijn bezwaren duidelijk te maken. Op die manier is het nog mogelijk om het voorstel aan te passen en bij te schaven. Ik wil die dialoog gaande houden. Hierbij moet, naast de formele conformiteit, ook plaats zijn voor een dialoog over de financiële robuustheid. Is bijvoorbeeld een businesscase goed doorgerekend?”

Komt de onafhankelijkheid van de financieel directeur in het gedrang door het nieuwe ontslagdecreet?

Geert Vergaerde: “In zekere zin wel. Niet zo lang geleden zaten we in een heel andere situatie. Toen waren stadsontvangers statutair benoemde ambtenaren met een bijzonder zware ontslagregeling, maar ze moesten wel persoonlijk borg staan als er iets misging. Ik heb voorgangers gekend die een hypotheek op hun huis namen voor de borgstelling. Dergelijke procedures zijn niet meer van deze tijd. Het klopt dat een stadsbestuur nu sneller een financieel of algemeen directeur kan ontslaan. Maar ik zou zelf niet willen werken in een situatie waarbij mijn overste het niet ziet zitten om met mij samen te werken. Dan wil ik zelf ook weg.”

Dit is het tweede deel van een uitgebreid interview van Geert Vergaerde dat is verschenen in FDmagazine. Heb je interesse in een membership? Contacteer ons gerust voor meer informatie en inspiratie.