Hoe zorgen kmo’s ervoor dat hun klanten de facturen op tijd betalen? Sigrid Jansegers, sales director bij Exact België, geeft vijf tips om wanbetaling te voorkomen en de schade te beperken.
Meer dan de helft (56 procent) van de Belgische facturen wordt niet op tijd betaald. Dat blijkt uit een analyse van Altares Dun & Bradstreet naar het betaalbedrag in 2022. Als betalingen structureel te laat of niet binnenkomen, dan zet dat de cashflow van bedrijven onder druk. Zo kunnen kmo’s in de problemen komen met het betalen van eigen rekeningen. In het ergste geval volgt een faillissement. Het is dus van belang dat het betaalproces van facturen vlot verloopt.
Als ondernemer is het belangrijk om vanaf het begin alert te zijn voor het facturatieproces. Goede afspraken maken goede partners. Om cashflowuitdagingen te voorkomen, maak je best duidelijke afspraken over betaaltermijnen en gewenste facturatiesystemen. Daarbij geldt: schrijf ze neer. Afspraken die zwart-op-wit staan, vergezeld van betalingsvoorwaarden, voorkomen discussie achteraf. Sinds 2022 is bij wet vastgelegd dat twee partijen een betalingstermijn van meer dan zestig kalenderdagen contractueel niet meer mogen vastleggen. De doorsneebetaaltermijn die je met elkaar afspreekt, kan verschillen per sector, maar ligt gemiddeld rond de dertig dagen.
Het lijkt eenvoudig, maar het is een belangrijke stap in het proces. In essentie gaat het om geleverde diensten en de betaling daarvan. Door regelmatig met je klanten te praten, weet je wat er speelt in hun wereld, sector en bedrijf. Daarnaast zorgen korte communicatielijnen ook voor extra inzicht in het geleverde werk en eventuele claims over niet-geleverde diensten van de klant.
Een goed overzicht vergemakkelijkt ook het betaalproces. Wat je als ondernemer best in het achterhoofd houdt: zorg ervoor dat je facturen duidelijk en overzichtelijk zijn, zodat je klant meteen weet wat hij waarom aan wie moet betalen. Daarnaast helpt het om betaallinks of een QR-code toe te voegen. Zo kan de klant met enkele muisklikken meteen de betaling uitvoeren.
Loopt het toch mis en missen je klanten hun deadline? Dan is een goed debiteurenbeheer een absolute noodzaak. Kies voor een beheer waarbij facturen én betaalherinneringen automatisch worden verstuurd. Daarmee zorg je niet enkel voor een goede opvolging, maar win je ook tijd omdat je zelf niet verloren raakt in de administratieve opvolging van facturen.
Een betaalherinnering sturen is soms een drempel. Kies daarom voor het juiste communicatiescenario. De software van Exact Online Debiteurenbeheer kiest bijvoorbeeld welke toon het meest effectief is voor welke klant op basis van het historische betaalgedrag.
In het geval facturen echt niet betaald worden, kan het goed zijn voor je relatie met de klant om een onafhankelijke partij aan te stellen om de mogelijkheden na te gaan. Zo werk je naar een resultaatgerichte afloop toe. Let wel: een incassobureau inschakelen is een ingrijpende stap die de relatie op het spel kan zetten. Dat wil je uiteraard voorkomen, zeker als het gaat om vaste klanten die al jaren producten en diensten afnemen.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
