Bedrijven die software willen voor het beheer van de financiële afdeling staan voor de keuze tussen een allesomvattend ERP-systeem en specifieke standalonesoftware. Die beslissing heeft verstrekkende gevolgen voor de efficiëntie, flexibiliteit en kosten. Een overzicht van de voor- en nadelen.
Een financiële afdeling die niet over software beschikt, dat is al lang geen scenario meer, steekt Danielle Jacobs, ceo van Beltug, de Belgische vereniging van IT-beslissers, van wal. “Bedrijven hebben twee opties om hun financiële processen te beheren: ofwel doen ze dit via op zichzelf staande financiële software of via een financiële module in een ERP-systeem. Het ene systeem is niet beter dan het andere”, zegt ze. “Veel hangt af van het bedrijf. Vaak beslist het management welk systeem het wordt, omwille van de productieplanning of de facturatie.”
Daar sluit Jocelyn Darbroudi, voormalige cio van Securex, zich bij aan. Niet alles wat ERP – in de klassieke definitie – kan aanbieden, is geschikt voor elk bedrijf. “Het is belangrijk om te vertrekken vanuit de noden van de organisatie”, zegt ze. “Bedrijven met een uitgebreide productie, voorraadbeheer of logistiek kunnen baat hebben bij een ERP-systeem. Een dienstverlenend bedrijf – waarvan de enige assets de medewerkers zijn – heeft niet alles nodig van dat ERP-systeem.”
Vraag is wat het bedrijf met de data beoogt. Dat is volgens Jocelyn Darbroudi de kern van het verhaal. “Als je het met een spreadsheet kan doen, wees dan eerlijk met jezelf en gooi geen geld weg. Is je laptop niet sterk genoeg om al die data te verwerken, dan weet je dat je de analyticsnoden grondiger moet bekijken en de juiste expertise en systemen erbij moet bouwen.”
De noden van de organisatie en de beperkingen in expertise goed kennen, zijn volgens haar de belangrijkste elementen in het beslissingsproces. “Als je rekening houdt met die twee factoren, zul je ook geen stress kennen bij die keuze. Is data-integratie binnen het bedrijf een sterke competentie, dan moet je niet bang zijn om vijf systemen te integreren. Is dat wel een probleem, dan zal het je veel tijd kosten om dat te regelen en evolueer je beter richting één platform.”
Enkele jaren geleden stond Deme voor de keuze: best of breed (de beste oplossing in zijn soort) of best of suite (een totaaloplossing bij één partij). “Een bedrijf moet mee zijn met zijn tijd en zijn groei, zowel in omvang als in complexiteit”, zegt Hans Casier, chief human resources officer bij Deme. “Systematisering is onvermijdelijk. We hebben een weloverwogen keuze gemaakt en zijn gegaan voor een ERP-systeem.”
Hans Casier vindt dat er weinig reflectie komt vanuit de Belgische hr- en financiële community over de daadwerkelijke meerwaarde ervan, hoewel bijna alle respectabele bedrijven een gelijkaardige investering hebben gedaan. “Tien, vijftien jaar geleden deden we het allemaal zonder die systemen. Ik zeg niet dat we naar die periode terug moeten, maar er zijn niet alleen maar voordelen.”
Hij benadrukt dat de implementatie van dergelijke systemen gepaard gaat met aanzienlijke kosten. “Zo’n systeem kost een fortuin”, zegt hij. “Als hr moet je de return on investment ervan kunnen aantonen. Ook operationeel vergt het grote investeringen en heeft het een diepgaande impact op de manier van werken en rapporteren. Je moet mensen trainen, IT-ondersteuning hebben en ervoor zorgen dat medewerkers het systeem goed gebruiken.”
Het ERP-systeem moet ook integreren met andere bedrijfssystemen, voegt hij eraan toe. “Elke verandering resulteert in wijzigingen aan die interfaces en brengt extra kosten met zich mee. Bovendien passen ERP-leveranciers hun prijzen regelmatig aan. Dan vraag ik me af of de ROI wel voldoende is. Je kunt er niet omheen, je wordt geconfronteerd met aanzienlijke terugkerende kosten na de initiële investering. Eens de investering gemaakt is, kom je er niet zomaar van af. Je zit er voor de lange termijn in, wat leidt tot talloze onderhandelingen over prijsstijgingen en bijkomende ontwikkelingen.”
Danielle Jacobs overloopt de voor- en nadelen van de twee opties. Een eerste is de keuze voor een financiële module in een ERP-systeem. “Als je die informatie kunt delen met andere bedrijfsafdelingen zoals hr, voorraadbeheer en productie, leidt dit tot consistentere en nauwkeurigere informatie in de hele organisatie”, legt ze uit. “Omdat de gegevens in één centraal systeem beheerd worden, is het makkelijker om de financiële processen te stroomlijnen en zo de efficiëntie te verbeteren. Geïntegreerde systemen bieden vaak rapportering met info uit verschillende modules.”
Consultancybedrijf Accenture werkt met een cloudgebaseerde ERP. “Door de omvang van ons bedrijf – 800.000 medewerkers in 120 landen – kunnen we niet anders dan onze hr-processen stroomlijnen met een ERP-systeem”, zegt Brahim Boujida, hr-lead voor België, Luxemburg en Marokko.
Een voordeel vindt hij de gebruiksvriendelijkheid en de realtimegegevens. “Door de standaardisatie van processen kunnen mijn medewerkers zich bezighouden met de essentie: de mensen. Alle repetitieve taken en rapportering zijn gestroomlijnd.”
Hij wijst er ook op dat de tool voortdurend verandert. “Als er een nieuwe trend opkomt, contacteer ik onze ERP-partner om een knop toe te voegen. Dat gebeurde onlangs nog met de re-integratie van medewerkers. Daar ondervonden we een kloof. Dat lossen we nu op.”
Het financiële luik zit bij Accenture niet in het ERP-systeem, althans niet in België en Luxemburg. Dat heeft te maken met de complexiteit van de payroll in de twee landen. “In de andere landen is het financiële luik wel geïntegreerd in het ERP-systeem. Ik zie dat in België en Luxemburg nog niet zo snel gebeuren. Alles wat vanuit facturatie en controllership komt, is nog altijd een intern systeem dat Accenture ontwikkeld heeft.”
Als consultant implementeerde Jocelyn Darbroudi SAP onder meer bij automotive- en manufacturingbedrijven. Een van hen had een volgeboekte productie voor de daaropvolgende drie jaar. “Alles kwam just in time van Japan naar België om te assembleren en direct naar de klant te sturen. Tot het kleinste artikel en onderdeel was perfect ingepland. Als je zoiets hebt opgebouwd op een ERP-systeem gaat het niet alleen over de applicatie en het systeem. De beste processen implementeren, doe je best met een partner die je sector goed kent en je helpt bij complexe processen en problemen.”
Er zijn ook nadelen verbonden aan een ERP-systeem. Het bedrijf moet met veel meer rekening houden, zegt Danielle Jacobs. “ERP-systemen kunnen complex zijn. De implementatie en aanpassingen zijn soms tijdrovend en kostbaar. Finance is maar een deel van een groot systeem. Er is één systeem, maar omdat zoveel mogelijk is, is het moeilijker te gebruiken.”
De aanbieders van ERP-systemen zijn vaak grotere internationale spelers, waardoor minder flexibiliteit mogelijk is. “Sommige ERP-systemen hebben beperkte aanpassingsmogelijkheden voor financiële processen. Dit kan problematisch zijn als de organisatie specifieke vereisten heeft. Je moet de implementatieplannen volgen van het bedrijf en van de ERP-aanbieder. Ten slotte is er ook een leercurve die samenhangt met de complexiteit. Medewerkers moeten wennen aan het gebruik van een nieuw systeem, vooral als het uitgebreid is en verschillende modules bevat.”
Dat een ERP-systeem complex en duur is, hoort Brahim Boujida ook van andere hr-leiders. “Het is een grote investering, maar toch geloof ik erin. Als je alles berekent, heb je return on investment.” De medewerkers blijven opleiden, is een aandachtspunt voor bedrijven met een uitgebreide ERP. “We investeren in het bijscholen van onze medewerkers bij nieuwe updates en zorgen voor duidelijke communicatie daarover”, zegt hij. “Ons doel is om het maximale uit het systeem te halen.”
Bedrijven zitten soms jarenlang vast aan een ERP-systeem, maar volgens Jocelyn Darbroudi is dat geen reden om niet alles eens opnieuw te overdenken. “Toen ik chief information officer van Securex was, beseften we dat SAP niet de beste technologie was, ook al waren we toen al meer dan twintig jaar klant. Af en toe moet je als bedrijf op de rem staan. Blijf ik bij het systeem of start ik volledig opnieuw met iets dat doet wat ik echt nodig heb? Als je zo’n drastische verandering doorvoert, moet je natuurlijk wel een technologie hebben die volledig futureproof is, zodat je er vijf jaar later geen spijt van krijgt.”
Een tweede optie voor bedrijven is kiezen voor op zichzelf staande software. Financiële software is gespecialiseerd in boekhoudkundige en financiële materies, waardoor deze software op die specifieke gebieden een diepgaandere functionaliteit biedt. Soms is standalonesoftware gemakkelijker te implementeren en te beheren dan een uitgebreid ERP-systeem. “Onafhankelijke softwareproviders kunnen zich vaak ook sneller aanpassen aan lokale wetgeving of aan nieuwe trends en technologieën in de sector”, zegt Danielle Jacobs.
Ze maakt de kanttekening dat er wel integratie of een API (application programming interface of connectie tussen verschillende softwareprogramma’s, red.) met andere info nodig is. Onafhankelijke systemen kunnen leiden tot gegevenssilo's, waardoor informatie niet gemakkelijk wordt gedeeld met andere afdelingen. Dat kan leiden tot inconsistentie. “Het vermijden van silo’s is bijvoorbeeld belangrijk voor expense management software”, zegt Danielle Jacobs. “De software voor het beheren van onkosten is belangrijk voor de hr-afdeling, die een zicht moet hebben op de onkosten die de werknemers inbrengen en hoe ze dat doen. De financiële afdeling betaalt en zorgt voor het beheer. Ook als de hr-manager of cfo zelf software aankoopt, is overleg met IT belangrijk om te zorgen voor het toewijzen van licenties aan de juiste werknemers en afspraken te maken over de beveiliging en de privacy.”
Voor Accenture is een ERP-systeem beter dan losstaande software, meent Brahim Boujida. “Voor medewerkers is het vaak een uitdaging om verschillende systemen te gebruiken voor het indienen van medisch verlof, tijdregistratie of vakantieaanvragen. Dat kan verwarrend zijn en leiden tot inefficiëntie, omdat ze elke taak in een ander systeem moeten uitvoeren. Voor sommige medewerkers is het frustrerend om te schakelen tussen verschillende interfaces, inloggegevens te moeten onthouden en mogelijk opnieuw informatie te moeten invoeren. Dit leidt tot verminderde productiviteit en een lagere tevredenheid bij medewerkers over de gebruiksvriendelijkheid van de systemen.”
Voor zowat elk domein bestaat een andere tool. “Het grote probleem is dat die verschillende tools vaak niet met elkaar praten”, zegt ook Katleen Penel, oprichter van HR Devils. “Bij veel bedrijven krijg je zo een allegaartje aan informatie. Soms bepalen hr-, finance- of IT-verantwoordelijken eenzijdig met welk systeem het bedrijf in zee gaat. Het is belangrijk om over alle departementen heen als team een visie neer te zetten. En je hebt experten nodig die het beoogde eindresultaat kunnen inschatten.”
Of een ERP-systeem dan beter is, hangt ervan af, vindt ze. “Omdat er zoveel diversiteit is, beslissen bedrijven om een ERP-pakket in huis te halen. Maar dan moeten zowel hr, finance als IT tot een gemeenschappelijk eindresultaat komen, elk met hun eigen specificaties. Daardoor gaat soms veel geld en tijd verloren. Alle andere actoren – het sociaal secretariaat of de learning & development tool – kunnen niet altijd communiceren met dat ERP-systeem.”
Katleen Penel merkt ook dat bepaalde ERP-systemen stilaan verouderen. “Waar ik sterk in geloof, is het integreren van AI of automatisatie in een groter geheel van opensourcesystemen, waardoor je kleine runs hebt die wel op een of andere manier in een bepaald systeem terechtkunnen. Om tot een groter geheel te komen, creëer je een ketting waarop ieder schakeltje kan inpluggen. Dit is specialistenwerk en het is voor ieder bedrijf anders. Het hangt ervan af waar de klemtoon ligt in de organisatie. Als je de tooling goed inzet, bespaar je veel tijd en kun je die spenderen aan effectieve output en begeleiding van de medewerkers.”
Danielle Jacobs vindt dat er voor de hr-manager een mooie nieuwe uitdaging ligt. “Er wordt nog te veel gekeken naar hr als de functie die de lonen betaalt en opleidingen organiseert. Terwijl hr ook een cruciale rol heeft om medewerkers te laten omgaan met het digitale, zich er comfortabel bij te voelen en na te denken wat het voor hun job betekent. De technologie en de tools zijn er, maar hr kan de medewerkers overtuigen om ze vast te pakken.” AI is een mooi voorbeeld. “IT selecteert de tools, hr sensibiliseert de werknemers om ze te gebruiken en zo hun job gemakkelijker te maken. Aan de cfo om te voorzien in de nodige budgetten.”
Het is volgens Danielle Jacobs moeilijk om een uitspraak te doen over welke keuze goedkoper is. “De cloudoplossingen maken het moeilijk om de toekomstige kosten in te schatten. Eens de software geïmplementeerd is, zit je vast. In veel systemen – zowel ERP als op zich staande software – komen er functies bij die vaak betalend zijn. Het mooiste voorbeeld daarvan is AI. Je weet in het begin hoeveel je per persoon per maand betaalt, maar niet wat het bedrag de daaropvolgende jaren zal zijn. De ervaring leert me dat prijsverhogingen – soms tot dertig procent - niet altijd gerechtvaardigd zijn in de ogen van de bedrijfsklanten. Maar ze zijn wel realiteit.”
“De community moet kritischer zijn over het automatisme van investeren in systemen”, benadrukt Hans Casier van Deme. “Voor een aantal zaken is het logisch om deze via een systeem af te handelen, maar voor andere niet.”
De markt ontwikkelt zich zo snel dat het moeilijk is om de juiste keuzes te maken. “Waar verbetert het systeem onze efficiëntie en effectiviteit? We moeten kritisch blijven en ons afvragen of het metier er op de lange termijn echt beter van wordt. Je kunt wel gestructureerd tabellen en grafieken genereren, maar die hebben ook maar een bepaalde waarde. De systemen bieden toegang tot nauwkeurige en volledige informatie, maar ze vergen ook veel menselijke inzet. Op dat vlak is er meer zelfreflectie nodig.”
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
