Vanaf 15 februari 2023 zijn alle grote organisaties (vanaf 250 werknemers) verplicht een actief klokkenluiderskanaal te hebben voor werknemers. Juridische entiteiten met 50 tot 249 werknemers krijgen nog tijd tot 17 december 2023.
Deze verplichting is nu dwingend na de publicatie van de Belgische wet in het Staatsblad. Het gaat om een omzetting van de Europese richtlijn die een beveiligd intern meldingskanaal oplegt, ter bescherming van klokkenluiders. Juridische entiteiten met minstens 250 werknemers moeten snel actie ondernemen, net als alle kmo’s (ook met minder dan 50 werknemers) als ze actief zijn in de financiële sector. Die actie omvat:
Bedrijven met 50 tot en met 249 werknemers hebben nog tijd tot 17 december 2023. Voor gemeenten met minder dan 10.000 inwoners of 50 medewerkers en andere publieke entiteiten die geen 50 werknemers tellen, zijn uitzonderingen mogelijk.
Jan Vanthournout, juridisch adviseur van SD Worx: “Deze deadline is dwingend, want het ontbreken van een meldingskanaal kan niet alleen financiële gevolgen, maar ook strafrechtelijke sancties hebben bij 'represailles' tegen een indiener. Wie nu dringend schakelt, kan nog op tijd in orde zijn, ook naar de overlegorganen. Het is namelijk belangrijk om oplossingen te zoeken waarin een open communicatie, sociaal overleg en slimme technologische oplossingen samengaan. Wij raden alle organisaties aan dit als een opportuniteit te zien om positief te communiceren over hoe ze mogelijke problemen zo snel mogelijk willen oplossen.”
Organisaties willen een kanaal dat laagdrempelig is voor zowel de vertrouwenspersoon als de klokkenluiders. Het moet ook beveiligd zijn, om een dialoog tussen melder en vertrouwenspersoon mogelijk te maken, net zoals een beveiligde dialoog tussen de verschillende vertrouwenspersonen onderling. Klanten van SD Worx kunnen een beroep doen op een meldingskanaal als onderdeel van de mysdworx-applicatie, waardoor indien gewenst enkel eigen medewerkers toegang krijgen, met garantie op anonimiteit.
Toen de nieuwe klokkenluiderswetgeving zich eind 2021 aankondigde, wachtte ZNA (Ziekenhuis Netwerk Antwerpen) daar niet op. Peter Van Thienen, interne auditor bij ZNA: “We kozen er bewust voor om de Belgische omzetting van de Europese richtlijn niet af te wachten. Zo weten medewerkers hoe belangrijk we dit vinden en hoeven ze niet te wachten op de wetgeving om dit verbeterde meldingskanaal te gebruiken.”
Ondertussen is het kanaal al enkele maanden operationeel. De eerste gebruikers vinden het laagdrempelig. “We hebben de communicatie over dit nieuwe kanaal voor integriteitsmeldingen bewust stapsgewijs aangepakt: eerst via de nieuwsbrief, vervolgens via een rechtstreekse link op het intranet. Dat de meldingen volledig anoniem kunnen, zorgt ervoor dat er een grote mate van vertrouwen is in het meldingskanaal. Integriteitsmeldingen ontvangen en opvolgen is geen kwestie van snel, snel”, vervolgt Peter Van Thienen. “Dit correct en objectief doen, vraagt om een uitgekiende procedure, waarvan het meldingskanaal slechts een van de schakels is in een breder beleid.”
De groep Point Chaud is gespecialiseerd in Franse fastfood. Het Belgische bedrijf, dat zijn wortels heeft in Luik, heeft meer dan 600 werknemers, 55 winkels in België en Frankrijk en twee productieateliers die al hun bakkerij-, banket- en briocheproducten maken.
Didier Depreay, ceo en general manager, legt het belang uit van oplossingen op maat: “Aangezien we verplicht waren een klokkenluidersprocedure op te zetten, zijn we blij dat er een kant-en-klare oplossing is die voldoet aan de Belgische en Europese wetgeving. Dit stelt ons gerust. Wij werken in de voedingssector. Voedselveiligheid, kwaliteit en versheid zijn onze prioriteiten, evenals de integriteit en veiligheid van onze werknemers. Het is belangrijk dat werknemers potentiële risico's of problemen kunnen melden. We zijn het gewoon om snel te handelen en naar oplossingen te zoeken. Dit nieuwe platform zal ons daarbij nog meer helpen.”
“Een van de sleutels tot de harmonieuze ontwikkeling van het bedrijf is ongetwijfeld de ontwikkeling van het menselijk potentieel en de sociale opwaardering die ik altijd heb aangemoedigd. Het lijkt me onmogelijk een bedrijf op te bouwen zonder na te denken over een duurzaam sociaal beleid dat ons in staat stelt rekening te houden met de mening van de werknemers en hun welzijn”, aldus nog Didier Depreay.
Europa vroeg alle landen om tegen 17 december 2021 de Europese klokkenluidersrichtlijn in nationale wetgeving om te zetten. De richtlijn vereist dat organisaties een meldingsprocedure opzetten en bescherming bieden aan klokkenluiders voor inbreuken op de EU-wetgeving genoemd in de Richtlijn. Denk aan inbreuken met betrekking tot overheidsopdrachten, financiële diensten, witwaspreventie, volksgezondheid en gegevensbescherming.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
